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會議接待方案

會議接待方案
(一)會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案,屬于會議專題策劃方案,可以包含在會議總體方案中,也可以單獨擬寫,作為會議總體方案的附件
(二)會議接待方案的基本內容

1.接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多,包括上級領導、政府官員、協辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等,有以政府代表團名義來訪的,也有聯合組團參加的,還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待,即接待的緣由、目的和意義。

2.接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3.接待規格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時,主辦方出面的人員的 身份,以及主辦方安排的食宿標準等。

4.接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5.接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6.接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組,分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯系等工作。

7.接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排,有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出,涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。


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